国际学术会议参加经验是怎么样的呢?
2023-05-16
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国际学术会议参加经验是怎么样的呢?很多小伙伴只听说过有学术会议这么一回事，却不知道学术会议是什么，也有很多学者想参加国际学术会议，但是却不知道要怎么参加。那么想要参加国际学术会议的学者们要怎么参加呢?有什么需要注意的呢?接下来艾思科蓝小编将为大家排忧解难，给大家分享一下参加国际学术会议经验总结。
一、会议前准备
1、 一般会议在第一轮只是提交一个意向说明到指定的邮箱,而且在第一轮中会大致通知重要的时间点,提交论文时间、论文意见时间、报到时间等.
2、 按时间安排提交abstract以及会议指定格式的注册信息.
3、 第二轮一般比较重要,一般已经得知论文是否被接收,但此时仍有时机提交论文,此时会议的相关安排会更加具体,包括开会地点,大致日程安排以及费用住宿等.这里要特别注意会务费竟包括那些费用,包不包括住宿以及早中晚餐.
4、 第二轮后一般会接到论文录用通知及邀请函,通常首先会得到电子版的邀请函,由大会主席签名并扫描的图片文件.但一般国际会议办签证时通常都要求纸介的邀请函,此时应立刻要求邮寄纸介邀请函,以防耽误签证时间.
5、 预定机票,一般这个时候预定能够便宜,可能会需要护照号,没关系,和他们说,他们会允许你办好后再提供.
6、 办理护照及签证,受到邀请函就应立刻办理护照及签证(当然在收到前最好自己就有护照,以便节约).
二、 参加会议
1、 入住酒店,先问好退房时间,上网费用,早餐是否包括,然后拿到门卡,一定放在西服的上外口袋里以便随时拿.并且实际考察一下到会场的路线,算好时间,做到心中有数.
2、 会议报到的次序,报到,填写报到信息,交会务费,拿发票,领会议日程表,摘要集胸卡,其他安排,一定按照这个安排来,一样不能少.
3、 会议期间尽量多参加活动这是结交朋友的好时机,特别是欢迎晚宴及欢送晚宴,而且要准备一套自我介绍的套话.
4、 发言当天的早上或中午提前20分钟到场,把ppt拷到会议电脑中.
5、 会议过程中照相要尽量小心及隐蔽,以防找到别国专家的非议,并且尽量做到中间靠前,实在不行坐在其他的投影前也可.会议过程中也尽量和会议的字幕照张相,以便以后回忆.
6、 在整个会议过程当中的一切花销一定要索要发票,包括各种食品,交通,住宿,只要交钱的地方就一定要发票,一手交票一手给钱.
三、 返程
1、 回来时核实所带日用品是否齐全,相机、手机、电脑、是否放好,会议所发的东西是否带齐.
2、 各种发票统一装袋,保存好.
3、 机票、护照、签证放在外袋.
4、 能减少包的个数就减少,尽量合并,便于管理.
5、 尽量提前2小时到机场,一来放心,二来可以买些免税的东西,有退税的到机场海关退税,海关一般让带2瓶酒,两条烟,但一般超一倍也不会说,关键是要在托运的行李里.
四、 报销
对公报销通常只能报销会务费,交通费,住宿费,伙食费一般只能按国家标准每天给报多少钱,超出部分只能在自己花销,多余部分归个人,并且通常每人都有一个出差补助可以一起领.算账的时候,虽然当时是花的当地货币或美元,但最后结账时每笔都应换算人民币来算,和起来一共花了多少人民币,这样清晰,不容易乱.
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